Dúvidas Frequentes: Lista Metra de Documentos e de Registros

Recebi o seguinte e-mail:

“Bom dia!Estava pesquisando sobre a diferença de lista mestra e controle de registros e me deparei com seu site. Muito interessante por sinal. Mas eu ainda tenho duvidas do que eu devo colocar/mencionar na lista mestra e o que eu devo mencionar no controle de registros. Será que você poderia me ajudar? Aqui eu tenho os dois, mas eu ainda fico na duvida do que colocar em um e o que  colocar no outro. Agradeço desde já.”

Bom, em primeiro lugar é impostante pensarmos nos objetivos principais dos dois documentos:

A lista mestra de documentos tem por objetivo principal apresentar/controlar as revisões atuais de cada documento. Ou seja, quando olharmos para ela, devemos saber em que revisão cada documento se encontra. Já a lista metra de registros tem por objetivos definir como cada registro será controlado dentro do Sistema de Gestão da Qualidade. Aqui, cabe uma diferenciação. Pode-se afirmar que todo registro é um documento, mas nem todo documento é um registro. A ISO 9001 define registro como sendo um tipo especial de documento. Especial porque, basicamente, não pode sofrer revisão.

Por exemplo, o manual da qualidade. Sofre revisão? Sim. Logo estará na lista mestra de documentos. Mas ele serve de registro de que algo foi feito? Não. Logo, não estará na lista mestra de registros. Uma lista de presença que foi gerada para um treinamento. Sofre revisão? Não. Após gerada, não pode ser alterada. Logo, não estará na lista metra de documentos. Mas é a evidência que um treinamento foi realizado, logo estará na lista mestra de registos. Mas, muita calma. Não vai colocar na lista mestra de registro cada registro gerado. No caso do exemplo, suponto que o formulário tenha um código R.RH-001, na lista mestra de registros deve constar só uma vez e regras gerais para todo registro desse tipo, por exemplo: quanto tempo será arquivado, como será recuperado, como será descartado etc.

O mesmo R.RH-001 estará na lista mestra de documentos? Sim, mas com outro objetivo que será o de saber em que revisão se encontra aquele formulário (que em branco passou a ser um documento) para evitar que seja utilizado inadvertidamente.

Ficou claro?

Abraços,

Rodrigo Sousa

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Um modelo de lista mestra de documentos

Como já falei inúmeras vezes aqui no blog, sempre que você baixarem um modelo de documento na internet, utilizem com moderação. Já visitei empresas que chegam ao cúmulo de usarem o documento do mesmo jeito que baixaram, inclusive com o logo de outra empresa.

Hoje, estou disponibilizando um modelo SIMPLES de uma lista mestra de documentos ou matriz de documentos (veja o conceito AQUI), como alguns a chama.

A lista mestra não é obrigatória pelas normas. A empresa deve apresentar um controle dos documentos. A lista mestra se torna uma opção prática e barata, já que outras opções contemplam o uso de softwares específicos de controle de documentos. A lista mestra está ligada ao controle de documentos dos sistemas de gestão da qualidade. Em seus procedimentos as empresas geralmente referenciam uma lista mestra ou algo similar.

O modelo disponibilizado abaixo é simples. Faça uma análise crítica antes de usá-lo, ok? Se ficar com alguma dúvida sobre como usá-lo, me contate através de comentários ou e-mails. Abraços!!!

Baixe AQUI um modelo de Lista Mestra de Documentos

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O que é uma lista mestra?

Uma listra mestra ou matriz de documentos como chamada por alguns, é uma excelente ferramenta para auxiliar o controle de documentos. Nela, constam o código, revisão e descrição de todos os documentos que a organização considera necessários que sejam controlados. Assim como os demais documentos, a própria lista mestra deve constar no controle da lista. O principal benefício da lista mestra é a possibilidade de sempre verificar se o documento que está sendo utilizado está na revisão atual ou não está obsoleto.

Veja um modelo de lista mestra CLICANDO AQUI.

Abraços, Rodrigo