Controle de documento e de registros (RDC 59 e ISO 9001:2008)

É muito comum uma certa confusão entre as partes D e M da RDC 59/2000, assim como entre os requisitos 4.2.3 e 4.2.4 da ISO 9001:2008. No caso da RDC 59/2000, a confusão começa com o títulos das partes. A parte D trás como título “Controle de Documentos e Registros” enquanto que a parte M o título Registros. Bem, onde ficam os registros mesmo?  Bom, na parte D, apesar do título, o foco realmente é documentos. Mas você pode me perguntar: o registro é um documento? Sim, o registro é um tipo especial de documento. Especial porque, no geral, não sofre alterações após ser gerado. Todo registro portanto, é um documento, mas nem todo documento é um registro.

Então, afinal do que trata a parte D? Trata dos documentos passíveis de revisões, assim como previsto no requisito 4.2.3 da ISO 9001:2008. No procedimento para D ou do requisito 4.2.3 da ISO 9001:2008, deve-se prever como serão controladas as emissões, aprovações, distribuição, alterações dos documentos. Inclui-se: manuais, procedimentos, instruções e formulários.

Já no procedimento da parte M ou requisito 4.2.4 da ISO 9001:2008 deve-se prever como os registros (atas, pedidos, relatórios, certificados, NFs…) serão controlados. No controle deve-se prever como os registros serão indexados, arquivados, armazenados, recuperados, descartados, entre outras atividades…

Bom, essa é a dica para o final de semana. Qualquer dúvida, entre em contato pelo e-mail qualidadenapratica@gmail.com

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Modelo de Descrição de Função (com ciência de função)

Se você já se deparou com uma solicitação numa inspeção de ciência de função, não se desespere. Muitos inspetores e auditores têm solicitado isso nas auditorias. Na verdade é algo simples e está associado com o treinamento. Basicamente, temos que mostrar que o funcionário está ciente de todas suas responsabilidades. Para isso, podemos realizar um treinamento de integração e na função em que  a pessoa foi contratada. Outra forma, é preencher a descrição de função de cada função e pedir ao funcionário para assinar como estando ciente. No formulário que disponibilizo como modelo, já constam o campo. Você deve ter cuidado com desvio de função. Uma pessoa que foi contratada como auxiliar ou assistente, por exemplo, não poderá assinar a descrição de função como gerente, por exemplo, por questões trabalhistas.

Baixe AQUI Exemplo de Descrição de função

Qualquer questão, me contate. Abraços e sucesso!

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Um modelo diferente de Lista de Presença

Muitas pessoas têm me enviado questões sobre como avaliar a eficácia dos treinamentos aplicados na empresa. Muitas normas, com a RDC 59/2000, por exemplo, não deixa claro essa obrigatoriedade. Mas, cuidado! O fato de não estar explicito não quer dizer que a norma não contemple. A RDC 59/2000 deixa nas entrelinhas, ao afirmar que a empresa necessita garantir a compreensão da política, garantir que os colaboradores entendam as regras da empresa, garantir a execução correta da função… ou seja, uma série de itens. Por tudo isso é que se faz necessário que os treinamentos sejam corretamente avaliados e para garantir a perfeita compreensão.

Somente com a avaliação é que o funcionário estará realmente apto a executar uma tarefa. Todos nós sabemos que nem todos o mesmo entendimento quando estar em um treinamento. Sem falar que muitos alunos (funcionário) podem não dar a devida atenção ao treinamento e muitos outros fatores.

Uma questão que sempre surge é: como avaliar o treinamento? Pra essa pergunta, uma resposta nada direta. Depende do treinamento. Cada treinamento tem sua característica. Tem empresa que aplica avaliações teóricas, mas em alguns casos não é aplicável. Por exemplo: imagine um operador de torno. Ele recebe o treinamento geral sobre o instrumento. Dificilmente ele sairá do treinamento totalmente apto para executar a tarefa. Caberá a um supervisor ou ao instrutor acompanhar a execução de alguns serviços para verificar se realmente o funcionário está apto. Neste caso, a avaliação da eficácia se dará através de monitoramento e acompanhamento por X dias.  Outras empresas optam por avaliar o conhecimento antes e após o treinamento como forma comparativa. Outras ainda criam um sistema de tutoria interna… Independente do método, o importante é que seja realizado e documentado.

Para documentação, utilizo a própria lista de presença com campos específicos para determinar qual o método será utilizado e a constatação da eficácia. Somente após a constatação o treinamento é fechado e arquivado. Disponibilizo hoje um modelo que costumo utilizar para odos vocês.

Baixe aqui seu modelo de lista de presença

Forte abraço, fiquem com Deus e Sucesso a todos. 

Rodrigo Sousa

PS: curso RDC 59/2000 será oferecido em junho em São Paulo/SP e em Julho na Salvador/BA e Belém/PA em julho. Inscreva-se já! Garanta suas vaga. Quer outro curso ou um curso in company? acesse www.modernacfp.com.br, mande e-mail para cursos@modernacfp.com.br ou pelo telefone (19) 3365 4748.

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Modelo de Recibo de Entrega de EPI

O EPI é o equipamento de proteção individual e deve ser fornecido pelo empregador ao empregado caso o mesmo esteja sujeito a um risco durante a execução rotineira de seus trabalhos. Importante salientar que o funcionário tem que assinar quando recebe o EPI para evitar qualquer problema trabalhista.

Recebi algumas solicitações de leitores do blog de modelo de recibo de entrega. Na internet existem diversos modelos, mas disponibilizo um aqui no blog.

Lembre-se de usar com as devidas adaptações em sua empresa.

Baixe aqui um modelo de recibo de entrega de EPI

Forte abraço e bom final de semana!

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Modelo de Descrição de Função

Muitas pessoas têm dúvidas sobre a utilidade da descrição de função dentro da empresa. Começo falando que trata-se de um documento muito importante dentro da empresa. Isso porque pode ser utilizado em diversas atividades, principalmente atividades relacionadas ao Recursos Humanos (RH). Por exemplo:

• No processo de seleção e recrutamento: nesta atividade, ao solicitar o recrutamento de um novo profissional, você deve ser basear em que? Se tiver uma descrição de função estabelecida, poderá ser utilizada como referência.
• Quando vai definir o programa de treinamento ou o plano de carreira, a descrição de função pode ser extremamente útil
• Para cobrar a responsabilidade de um funcionário sobre uma tarefa mal executada ou não executa, pode-se utilizar também a  sua descrição de função.

Recebo diversas solicitações de modelos de como fazer uma descrição de função. O básico é saber que cada instância (caixinha) do organograma deve possui uma descrição de função associada. Estou postando hoje um modelo simplificado de formulário que pode ser usado para realizar essa descrição. Como sempre informo, adaptem a sua realidade…

Para baixar um modelo simplificado, CLIQUE AQUI

Forte abraço!

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Um modelo de plano de auditoria

A pedido de uma pessoa muito legal e querida que esteve no meu curso semana passada (@aramos), estou postando um modelo de plano de  auditoria. Para quem não lembra o conceito de plano de auditoria, CLIQUE AQUI e relembre.

Cuidado para não fazer confusão com o conceito de programa de auditoria. Se desejar um modelo de programa, veja um modelo simplificado aqui.

Pessoal, comentem no blog ou mandem e-mail sobre o que vocês desejam que eu comente e poste aqui.

Forte abraço a todos, principalmente aos alunos do curso de Formação de Representante da Gerência para RDC 59/2000 realizado nos dias 30/11, 1º e 02/12, em Campinas. O curso foi muito legal. Obrigado por compartilharem tantas experiências legais durante o curso.

Forte abraço e uma excelente semana a todos.

Baixe o modelo do plano de auditoria AQUI

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Modelo de Programa de Auditoria

Atendendo a solicitação abaixo, postarei aqui um modelo de programa de auditoria interna/externa.

“Rodrigo, Você poderia me disponibilizar um modelo de formulário para o planejamento das Auditorias? Obrigada!”

Não tem muito segredo no programa de auditoria. O importante é deixarmos claro a diferença existente entre um programa de auditoria e plano de auditoria e implementar o programa na prática da empresa. Você pode implementar o programa com auditorias totais ou parciais por processo ou conjunto de requisito. No mesmo programa, você pode incluir as auditorias externas e, no caso de empresas voltadas à RDC 59/2000, incluir a auto-inspeção exigida pela ANVISA. Baixe AQUI o modelo

Abraços e sucesso a todos!!!!

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O que é um plano de auditoria?

O plano de auditoria funciona como uma agenda de auditoria com base no programa de auditoria, onde serão detalhados os processos a serem auditados, os dias de auditoria, os horários da auditoria e outras informações específicas de cada auditoria.

Convém que o auditor líder da auditoria (que não precisa ser certificado com auditor líder!!!) prepare um plano de auditoria que forneça a base para um acordo entre o cliente da auditoria, a equipe auditora e o auditado, relativo a realização da auditoria.

Convém que o plano de auditoria facilite a programação e a coordenação das atividades da auditoria. Convém ainda que o plano de auditoria seja suficientemente flexível para permitir alterações, tais como mudanças no escopo, que podem se tornar necessárias na medida que as atividades de auditoria progridam.

Convém que o plano de auditoria seja analisado criticamente e aceito pelo cliente de auditoria, e convém que seja apresentado ao auditado antes do início das atividades de auditoria. Lembrando que para cada auditoria constante do programa de auditoria deve haver um plano.

Se desejares baixar um modelo de programa de auditoria, veja neste post.

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